「うちのExcelの売上データ、 に分析してもらえる？」とよく聞かれます。答えは Yes ですが、ファイルを丸投げするだけでは賢く答えてくれません。事前準備 5 つで、結果が劇的に変わります。 の基本は EP.01 を、テンプレ集は EP.02 を参照。
準備1：1シート1テーブルにする
1 つのシートに表が複数あったり、空白行で区切られていると、AI は構造を読み違えます。必ず「1 シートに 1 つのテーブル」「ヘッダー行は1行のみ」「結合セルなし」の状態に整える。これは や集計を間違わせない基本前提です。
準備2：列ヘッダーを意味のある名前に
| ❌ 分かりづらい | ✅ AIが理解しやすい |
|---|---|
| 列1, 列2, 列3 | 受注日, 顧客名, 金額 |
| 売上 | 売上_税込_円 |
| 状態 | ステータス（active/canceled/pending） |
準備3：分析の「目的」を決める
「分析して」だけだと、AIは何でも返してきます。「先月比でどう変わったか知りたい」「異常値を見つけたい」「商品別の傾向を見たい」など、目的を1文で書くと、的を絞った答えが返ってきます。
準備4：機密情報・個人情報を確認
AIに送ってはいけない情報
(1) 顧客の （名前・住所・電話・メール）、(2) 取引先名（NDA で保護されている場合）、(3) 自社の戦略情報（M&A 検討、未公開数字）。事前に列を削除する、もしくは「顧客A・顧客B」など匿名化して送ります。
準備5：1000行を超えたらサンプルでまず聞く
大量データはAIに直接渡すと、計算してくれない、もしくは時間がかかります。「最初の100行をサンプルで見せ、残りはこういう傾向で続く」と説明する形でも分析提案は得られます。本格集計は Excel/Sheets の関数や Python に任せる役割分担を。
実例：「先月比で異常な動きはある？」
プロンプト（下準備済みデータを添えて）
あなたは経験豊富なデータアナリストです。
## 私
中堅小売店の店長。月次の売上データを分析したい。
## 目的
今月のデータで「先月と比べて異常な動き」「注目すべきトレンド」を発見したい。
## データ（匿名化済み）
| 商品カテゴリ | 先月売上 | 今月売上 | 先月販売数 | 今月販売数 |
|---|---|---|---|---|
| カテゴリA | 1,200,000 | 980,000 | 240 | 195 |
| カテゴリB | 850,000 | 1,120,000 | 170 | 220 |
| カテゴリC | 600,000 | 605,000 | 150 | 100 |
... （20行）
## お願い
1. 異常値TOP3
2. ポジティブな発見TOP3
3. 来月確認すべき仮説3つ
4. 経営判断に使える1行サマリ 想定される実行結果（例示）
## 異常値TOP3
1. **カテゴリA**: 売上 -18%、販売数 -19%。明確な落ち込み、原因究明必要
2. **カテゴリC**: 売上 +1% だが販売数 -33% → 単価が大幅上昇、要因確認
3. **カテゴリF**: 販売数は同程度なのに売上 -12% → 値引き拡大の影響？
## ポジティブな発見TOP3
1. **カテゴリB**: 売上 +32%、販売数 +29% → 新商品か施策成功
2. **カテゴリH**: 売上 +25%、堅調な伸び、シェア拡大の可能性
3. **カテゴリM**: 過去3ヶ月で初の前月比プラス、復調兆候
## 来月確認すべき仮説
1. カテゴリA の落ち込みは競合の値下げが原因か？
2. カテゴリC の単価上昇は意図的な値上げ or 商品ミックスの変化？
3. カテゴリB の好調は持続するか、一時的な需要か？
## 1行サマリ
**全体売上は前月並みだが、カテゴリAの落ち込みとBの好調が打ち消し合っている状態。来月も注視。**次の話
EP.04 では、プレゼン資料を「目次まで」 に任せる技術をお届けします。
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