営業・事務職の方が毎日やっている「メール返信」「議事録作成」「日報書き起こし」は、 に任せると劇的に時短できます。今回は 5 つの テンプレを、即コピペできる形でお届けします。前提となる話しかけ方の3基本は EP.01 を参照。
テンプレ1：丁寧な謝罪メール
プロンプト
あなたは丁寧なビジネスメール代筆者です。
## 状況
- 私: [自分の役割]
- 相手: [相手の役割]
- 起きたこと: [事実関係を箇条書き]
- 既に決まっている対応: [何をしたか / 今後何をするか]
## お願い
丁寧で簡潔な謝罪メールを作ってください。
- 件名 + 本文
- 言い訳がましくない
- 今後の対応を明確に
- 200字程度 想定される実行結果（例示）
件名: 【お詫び】納品遅延の件
〇〇様
いつもお世話になっております、株式会社△△の松尾です。
このたびは、〇〇のご納品につきまして、当初予定の□月□日から△日延期となり、ご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。
原因は弊社内の工程管理ミスにあり、同様の事態を防ぐため、〇〇のチェック体制を強化いたしました。
新たな納品予定日は△月△日とさせていただき、当日午前中にお手元にお届けできるよう手配済みです。
ご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。何卒よろしくお願い申し上げます。テンプレ2：議事録の整形
プロンプト
あなたはビジネス議事録の専門家です。
以下の「会議の文字起こし or メモ」を、構造化された議事録に整形してください。
## 出力フォーマット
- 件名・日時・参加者
- 議題ごとに：「決まったこと」「議論内容」「次回までのToDo（担当者・期日）」
- 最後に「次回会議の議題候補」
## 入力
（ここに文字起こしやメモを貼る） 想定される実行結果（例示）
# 〇〇プロジェクト 定例会議
- 日時: 2026/05/28 15:00-16:00
- 参加者: 田中・佐藤・松尾
## 議題1: 新商品の発表時期
- **決まったこと**: 6/15 リリースに向けて準備
- **議論**: 在庫体制が間に合うか議論。現状は問題なし。
- **ToDo**:
- 田中: マーケ施策案を 6/3 まで作成
- 佐藤: 在庫数を 6/1 までに最終確定
## 議題2: 採用方針
- **決まったこと**: 中途3名の採用を継続
- **ToDo**:
- 松尾: 求人媒体を 6/10 までに3社比較
## 次回会議の議題候補
- マーケ施策のレビュー
- 在庫の最終確認テンプレ3：日報の自動構造化
プロンプト
日報を読みやすく整理してください。
## 入力（私の今日のメモ）
（ぐちゃぐちゃのメモを貼る）
## 出力フォーマット
- 今日の主要な出来事（3つまで）
- 数字（売上・件数など）
- 課題・困っていること
- 明日のTODO（優先順位順）
- 上司が読むときのポイント（あれば） 想定される実行結果（例示）
## 今日の主要な出来事
1. A社訪問。新規見積もり依頼（500万円規模）
2. B社の納品トラブル対応、無事完了
3. 新人C君のOJT 1on1
## 数字
- 訪問件数: 5
- 新規見積もり: 1件
- 既存案件のクロージング: 2件
## 課題・困っていること
- A社の見積もり、技術的に難易度高そう。エンジニア相談したい
## 明日のTODO
1. A社見積もりの社内技術相談（最優先）
2. 月末締めの請求書整理
3. 来週訪問予定の3社のアポ確認
## 上司が読むときのポイント
A社の見積もり、技術的なボリューム感の判断が必要です。お手すきの時にご相談させてください。テンプレ4 / 5 は短く紹介
- テンプレ4: 「お客様からの問合わせメール → 想定回答3案 + 確認すべき点」を一気に返してもらう
- テンプレ5: 「営業会話の録音文字起こし → 商談メモ・ネクストアクション」を構造化
次の話
EP.03 では、Excel/スプレッドシートを に分析してもらう前の 準備 5 つを解説します。
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