メタデータ管理をどこまでやるか ── 埋まらないカタログを作らない

この回は、どこまでやるかの線引きを扱います。結論は、データ屋の道具箱 EP.23 と同じで、生成できるものは生成し、人は生成できないものだけを書くです。

失敗の形はほぼ決まっています。全部を埋めようとして、途中で止まる。

1. 1カタログを導入し、全テーブルの説明を書こうと決める
2. 2最初の数十件は埋まる
3. 3日常業務が戻ってきて止まる
4. 4半端に埋まった状態が残る
5. 5「埋まっていない」ことで信用されず、使われなくなる

5番目が最も損失です。中途半端なカタログは、無いより悪いことがあります。「調べても載っていない」という経験を数回すると、誰も見に行かなくなります。

まず、人が書かなくてよいものを分けます。ここを人が書いていると、それだけで力尽きます。

上5つは自動で取れます。しかも手で書くと必ず腐ります。ここを人が書く運用にしていると、維持できないうえに正確でもないという最悪の状態になります。

下2つだけが人の仕事です。そしてこれは腐りません。「なぜこの表を作ったか」は、その時点の判断として確定しているためです。

人が書く対象も、全部ではありません。参照されている表に絞ります。

参照者数で絞るのが要点です。回数が多くても1人しか使っていない表は、その人が分かっていれば足ります。複数人が使う表こそ、説明の価値が高い。

この基準で絞ると、説明を書くべき表は思ったより少ないはずです。数百の表があっても、複数人が使っているのは数十ということが多い。それなら書けます。

人が書く内容も絞ります。長い説明は書かれないし、読まれません。

2行目が最も価値があります。「1行が何を表すか」が分からないと、集計を誤ります。「1行 = 1注文」なのか「1行 = 1商品」なのか。これを間違えると件数も金額も狂います。

3行目の注意点は、過去に誰かが誤った経験から書かれるのが理想です。「キャンセル分を含むので、除外が必要」「テストデータが混ざっている」。知らないと誤る点だけで十分です。誰かが1度誤ったなら、他の人も同じところで誤ります。その1行が、同じ失敗を何度も防ぎます。

説明がない表は必ず残ります。それを前提にした見せ方をします。

• 説明の有無で表示を分けない — 未記入も自然に見せる
• 自動で取れる情報は常に表示する — 説明が無くても価値がある
• 「説明がない」ことを責める表示にしない — 書く動機を削ぐ
• 参照者数の多い順に並べる — 重要なものが目立つ

2番目が重要です。説明が無くても、列の一覧・依存関係・参照の頻度が見えれば十分に役立ちます。「誰がよく使っているか」が分かれば、その人に聞ける。これだけでカタログの価値の半分は満たせます。

3番目も実務的です。未記入を赤く表示するような設計にすると、埋めるプレッシャーになり、内容の薄い説明が量産されます。「表の説明」という説明が並ぶ状態は、無いのと同じです。

最後に、継続する形です。一斉に埋める運動ではなく、日常に組み込みます。

1. 1表を新しく作るときに書く — そのときが最も分かっている
2. 2誰かに聞かれたときに書く — 聞かれた内容がそのまま説明になる
3. 3誤用が起きたときに注意点を追記する — 再発防止
4. 4四半期に一度、参照上位の未記入を確認 — 対象を絞って

2番目が最も効率的です。質問された内容は、他の人も知りたい内容です。答えるついでに1行書けば、次から聞かれません。これは エンジニアの引き継ぎ術 EP.07 で扱った「日常の副産物として溜める」と同じ発想です。

そして 使われていない表（Orphan Table） ── 誰にも参照されなくなった表 ── は、説明を書く対象ではなく、消す対象です。参照の記録を見て、書くか消すかを判断してください。書くべき対象が減れば、埋まる確率が上がります。